Tien Tender Tips

Meedoen aan tenders en aanbestedingen kost uw organisatie vrij veel energie. Er moeten mensen voor vrijgemaakt worden en een deel wordt soms uitbesteed. Denk aan architecten en/of calculatiebedrijven. Om deze in- en externe kosten zo efficiënt mogelijk te laten zijn heb ik deze tien tender tips geschreven. Volg deze leidraad en de kans op succes wordt vergroot en u meer kans heeft om tenders te winnen.

1. Start zo vroeg mogelijk.

Tijd is je vriend, gebruik deze goed. Start zo vroeg mogelijk met het formeren van een team en geef jezelf en jouw organisatie daarmee tijd om een goed plan te maken.

2. Maak een strakke planning.

Ondanks dat je punt 1 misschien ter harte neemt is dit ook een valkuil. Je denkt vaak dat je nog tijd genoeg hebt. Toch gebeurt er verreweg het meest bij een tender in de laatste week. Probeer dit te voorkomen en maak een strakke planning. Hou ook het hele team aan deze planning.

3. Let goed op de EMVI score

Beoordeel goed waar je de punten kunt scoren en maak daar een plan op. Meestal zorgen deze punten voor een fictieve aftrek van de aanneemsom en zorgen ervoor dat de laagste inschrijver niet automatisch de order krijgt maar degene met de economisch meest voordelige inschrijving. Probeer ook meer opties en/of kwaliteit te bieden dat wat er gevraagd wordt.

4. Laat je niet afschrikken door eisen

Veel partijen laten zich al in een vroeg stadium afschrikken door de gevraagde eisen. Deze zijn vaak alleen maar bedoeld om te kijken of de ingeschreven organisaties qua omvang geschikt zijn om de gevraagde opdrachten uit te voeren.

5. Doe wat er gevraagd wordt.

Begin niet als een dolle. Lees de uitvraag zorgvuldig en kijk wat er nu gevraagd wordt. Alle stukken die geschreven worden moeten dan ook elke keer weer naast de uitvraag worden gelegd. Laat ook anderen de stukken beoordelen aan de hand van de uitvraag.
Bij tenders in de publieke sector wil het wel eens voorkomen dat een overschrijding van de deadline met 1 minuut genoeg is om de aanvraag niet meer te beoordelen. Let dus goed op wat de uitvraag is en handel daar naar. Beantwoord alle vragen duidelijk, ga er niet van uit dat de uitschrijver het wel weet.

6. Lever goede teksten.

In de stukken moeten alle vragen beantwoord worden en de unieke punten van jouw organisatie moeten sterk naar voren komen. Zet deze teksten in het juiste kader en schrijf op een leesbare en aantrekkelijke manier.
Zorg voor een heldere indeling zodat de aanvrager de gevraagde punten makkelijk kan terugvinden om te beoordelen. Maak na elk hoofdstuk een kleine samenvatting met wat het concreet betekend voor de aanvrager.

7. Ga er altijd vanuit dat de vragende partij je niet kent.

Een veel gemaakte fout is dat je ervan uitgaat dat de vragende partij ons ondertussen wel kent. “We hebben immers al meerdere projecten samen gedaan.” Probeer je organisatie altijd zo neer te zetten alsof je nieuw bent voor de uitvrager. Blijf de unieke punten van je organisatie noemen, ook bij “bekende” partijen. Vaak wordt de indiening door een commissie beoordeeld. De kans dat één of meerdere commissieleden je werkelijk niet kent is aanwezig. Maar ook als dat niet zo is dan is het nogmaals benadrukken van de sterke punten van je bedrijf of consortium niet verkeerd.

8. Zorg voor een goede prijs / kwaliteit verhouding.

Soms worden te lage tenders slechter beoordeeld omdat het dan onduidelijk is of de gevraagde kwaliteit gehaald kan worden. Als er ook onderhoud wordt gevraagd let hier dan goed op. Bij 15 jaar onderhoud is een besparing van 100.000 per jaar meer dan een aanbestedingssom die 1 miljoen euro lager ligt.

9. Lees alles nog eens over

Als alles klaar ligt lees het dan nog eens kritisch door. Zeker ook met de uitvraag ernaast en kijk of alle gevraagde punten worden behandeld.

10. Zorg voor een heldere presentatie

Als er een mogelijkheid is om te presenteren, gebruik deze en zorg voor een heldere presentatie. Dit moet geen herhaling zijn van wat er al in het Plan van Aanpak staat, dit kunnen ze immers lezen. Nieuwe zaken mogen er ook vaak niet ingebracht worden. Gebruik daarom de presentatie om het team voor te stellen en om, voor de aanvrager interessante punten, verder uit te diepen en toe te lichten.
Start de presentatie met een eenvoudige agenda en sluit af met een samenvatting van de punten waarvan je wil dat de aanvrager deze onthoud.
Als het voor een voorselectie alleen een presentatie wordt gevraagd zorg dan voor een hand-out of iets anders wat je kunt achterlaten waarmee je sterke punten worden onthouden.